BEN | AI-Act Readiness KIT
Deine KI-Nutzung dokumentieren – bevor du entscheiden musst, was dich betrifft
BEN führt Solo-Selbstständige von verstreuten Tools und Use Cases zu einem nachvollziehbaren, aktualisierbaren und exportierbaren Dokumentationsstand – Local-first im eigenen Browser.
Kein Nutzerkonto · kein Cloud-Sync-Zwang · keine Rechtsberatung
Kurzantwort
Eine brauchbare Dokumentation der KI-Nutzung erfasst nicht nur, welche KI-Tools eingesetzt werden. Sie verbindet jedes Tool mit seinen konkreten Use Cases, verarbeiteten Daten, Outputs, menschlichen Prüfungen, Risiken, Maßnahmen und offenen Fragen. Erst dieser Zusammenhang macht nachvollziehbar, welche Rollen und Pflichten nach dem EU AI Act im Einzelfall relevant sein könnten. BEN | AI-Act Readiness KIT stellt Solo-Selbstständigen dafür einen geführten Local-first-Workflow bereit. Die Anwendung strukturiert den Arbeitsstand und erzeugt daraus exportierbare Unterlagen. Sie ersetzt keine rechtliche Prüfung, schafft aber die Tatsachengrundlage, auf der eine eigene oder externe Einordnung überhaupt sinnvoll möglich wird.
Das eigentliche Problem
Ohne dokumentierte Nutzung kannst du deine Betroffenheit kaum belastbar prüfen
„Ich nutze ChatGPT, Claude und einen Bildgenerator“ ist noch keine nachvollziehbare KI-Dokumentation. Dasselbe Tool kann intern zur Ideenfindung dienen, Kundendaten verarbeiten, Inhalte veröffentlichen oder direkt mit Menschen interagieren. Der Name des Tools allein sagt deshalb wenig über den konkreten Einsatz aus.
Der EU AI Act unterscheidet zudem verschiedene Rollen und knüpft Pflichten an bestimmte Systeme und Nutzungssituationen. Ein Deployer nutzt ein KI-System beruflich unter eigener Verantwortung; ein Provider entwickelt ein System oder lässt es entwickeln und bringt es unter eigenem Namen in Verkehr oder nimmt es unter eigenem Namen in Betrieb. Welche Einordnung zutrifft, lässt sich nicht aus einer pauschalen Toolliste ableiten.
Definition: KI-Nutzungsdokumentation
Eine KI-Nutzungsdokumentation ist ein strukturierter, pflegbarer Nachweis darüber, welche KI-Tools in welchen Use Cases eingesetzt werden, welche Daten und Outputs betroffen sind, wie Menschen prüfen und welche Entscheidungen oder Maßnahmen daraus folgen. Sie ist kein gesetzlich festgelegtes Dokument mit einem einheitlichen Namen und keine automatische Bestätigung von Rechtskonformität.
Dokumentationsgrundlage
Sieben Fragen, die eine reine Toolliste nicht beantwortet
Welches Tool?
Name, Anbieter, Kategorie, Status und Nutzungskontext des eingesetzten KI-Systems.
Welcher Use Case?
Der konkrete Zweck: etwa Recherche, Kundentext, Analyse, Automation oder Veröffentlichung.
Welche Daten?
Welche Datenarten eingegeben, verarbeitet, abgeleitet oder gespeichert werden.
Welcher Output?
Ob Ergebnisse intern bleiben, an Kunden gehen, veröffentlicht werden oder Entscheidungen unterstützen.
Welche Prüfung?
Wo menschliche Kontrolle stattfindet und wer Ergebnisse vor einer weiteren Nutzung prüft.
Welcher Kontakt?
Ob Menschen direkt mit KI interagieren oder KI-generierte bzw. manipulierte Inhalte sehen.
Welche Konsequenz?
Welche Risiken, Maßnahmen, Entscheidungen und offenen Prüfpunkte dokumentiert wurden.
Eine KI-Richtlinie ist nicht der Anfang der Dokumentation. Sie ist ein mögliches Ergebnis aus einer gepflegten Dokumentationsgrundlage.
Bewertungsrahmen
Woran sich eine brauchbare Lösung messen lassen muss
Eine schnelle Notiz, ein gut klingender Richtlinientext und ein dauerhaft nutzbares Dokumentationssystem sind nicht dasselbe. Deshalb werden alle sechs Wege nach denselben Kriterien bewertet. Erst dieser gemeinsame Maßstab ermöglicht einen sinnvollen Vergleich.
1 Aufwand und Zeit
Entscheidend ist nicht die Zeit bis zum ersten sichtbaren Text, sondern bis zu einem verwendbaren Stand, der die tatsächliche Nutzung ausreichend abbildet. Hinzu kommen Einarbeitung, Recherche, laufende Pflege und spätere Ergänzungen.
2 Kosten
Zu berücksichtigen sind Anschaffung, Abonnements, Beratung, spätere Anpassungen und die eigene Arbeitszeit. Gerade für Solo-Selbstständige ist Zeit eine reale Opportunitätsgröße – auch wenn kein Rechnungsbetrag entsteht.
3 Dokumentationsqualität
Eine gute Dokumentation klingt nicht nur professionell. Sie bildet die reale Nutzung ab, verbindet Tools mit Use Cases, Risiken, Entscheidungen und Maßnahmen und lässt sich konsistent aktualisieren. Bewertet wird die Qualität als Dokumentations- und Nachweisartefakt, nicht als Rechtsgarantie.
4 Nutzererlebnis
Wie leicht findet eine Person ohne juristische oder Compliance-Ausbildung den Einstieg? Wird sie sinnvoll geführt? Und wie wahrscheinlich ist es, dass sie die Dokumentation nicht nur beginnt, sondern abschließt und später tatsächlich pflegt?
5 Kontrolle und Sicherheit
Wo liegen Angaben über interne Abläufe, Kundensituationen und Daten? Wer kann darauf zugreifen? Welche Informationen müssen an externe Dienste übertragen werden und welche Abhängigkeiten entstehen dadurch?
6 Langfristige Nutzbarkeit
Eine brauchbare Lösung ist mehr als eine Momentaufnahme. Sie muss neue Tools und Use Cases aufnehmen können, frühere Entscheidungen nachvollziehbar halten sowie Export, Portabilität und regelmäßige Aktualisierung ermöglichen.
Die beste Dokumentationslösung ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern diejenige, die einen realen, nachvollziehbaren und dauerhaft pflegbaren Arbeitsstand erzeugt.
Die sechs Wege im Detail
Von losen Notizen bis zur spezialisierten Beratung
Jeder Weg kann in einer bestimmten Situation sinnvoll sein. Die Unterschiede liegen weniger darin, ob überhaupt etwas dokumentiert wird, sondern wie vollständig, zusammenhängend, kontrollierbar und pflegbar der entstehende Stand ist.
Lose Notizen, Screenshots und verstreute Informationen
Der häufigste Ausgangspunkt: Toolnamen in Rechnungen, Screenshots in Ordnern, Überlegungen in Chats und vieles nur im Gedächtnis.
Aufwand und Zeit
Der Einstieg dauert Sekunden. Der Aufwand wird jedoch nur verschoben: Sobald eine konkrete Frage auftaucht, müssen Informationen gesucht, auf Aktualität geprüft und nachträglich in Zusammenhang gebracht werden.
Kosten
Direkte Kosten entstehen kaum. Die versteckten Kosten liegen in der späteren Rekonstruktion – besonders dann, wenn Kunden, Auftraggeber oder externe Prüfer kurzfristig eine nachvollziehbare Auskunft benötigen.
Dokumentationsqualität
Einzelne Belege können wertvoll sein. Ein Screenshot kann eine Einstellung und eine Rechnung den Nutzungsbeginn zeigen. Was fehlt, ist die Verbindung zwischen Tool, Zweck, Daten, Output, Prüfung und Entscheidung.
Nutzererlebnis
Kurzfristig bequem, weil es weder Lernkurve noch Pflichtfelder gibt. Gleichzeitig existiert kein erkennbarer Abschluss und kein Maßstab dafür, wann die Dokumentation vollständig genug ist.
Kontrolle und Sicherheit
Lokale Ablage kann hohe Kontrolle bieten. In der Praxis verteilen sich die Informationen oft auf Geräte, Cloud-Ordner, E-Mails, Chats und Notiz-Apps. Das fördert Dubletten, veraltete Stände und Lücken.
Langfristigkeit
Mit jedem neuen Tool und Use Case steigt die Unübersichtlichkeit. Ohne gemeinsame Struktur skaliert diese Methode nicht und macht Veränderungen nur schwer nachvollziehbar.
Einordnung: Lose Notizen sind besser als keine Erinnerungsspur. Sie ergeben aber noch keine zusammenhängende und pflegbare KI-Nutzungsdokumentation.
Ein eigenes Dokument in Google Docs, Notion oder einer Tabelle
Informationen werden an einem Ort zusammengeführt – in einem vertrauten Werkzeug, aber mit selbst entwickelter Struktur.
Aufwand und Zeit
Ein Dokument ist schnell angelegt. Die eigentliche Arbeit besteht darin, Felder, Kategorien, Beziehungen, Archivierung, Versionierung und Pflegeprozess zu konzipieren. Wer erst recherchieren muss, was er erfassen sollte, baut zunächst ein eigenes Dokumentationssystem.
Kosten
Die Software ist häufig kostenlos oder bereits vorhanden. Zeit entsteht für Recherche, Vorlagenentwicklung, Strukturierung, Qualitätskontrolle und laufende Pflege. Eine kostenlose Plattform macht die darin gebaute Lösung nicht automatisch kostenlos.
Dokumentationsqualität
Eine durchdachte Eigenlösung kann sehr gut sein. Ihre Qualität hängt vollständig vom Wissen und von der Sorgfalt des Erstellers ab. Typische Lücken: Tools ohne Use Cases, Risiken auf Tool- statt Einsatzebene oder auseinanderlaufende Register und Richtlinien.
Nutzererlebnis
Das vertraute Werkzeug senkt die technische Hürde. Das leere Dokument gibt jedoch keine fachliche Richtung vor. Zu viel Gestaltungsfreiheit erhöht gerade bei einer ungeliebten Aufgabe die Wahrscheinlichkeit, dass sie liegen bleibt.
Kontrolle und Sicherheit
Ein lokales Dokument bietet hohe Kontrolle. Bei Cloud-Diensten hängen Speicherung, Zugriff und Export von der jeweiligen Plattform ab. Ein Export ist außerdem nicht automatisch ein vollständig wiederherstellbares System.
Langfristigkeit
Eine eigene Vorlage lässt sich erweitern. Mit wachsender Nutzung müssen Verknüpfungen, Filter, Status, Versionen und Exporte jedoch ebenfalls selbst aufgebaut und dauerhaft funktionsfähig gehalten werden.
Einordnung: Gut für Menschen, die bereits wissen, was sie erfassen müssen, eine passende Struktur selbst entwickeln können und sie konsequent pflegen werden.
ChatGPT oder Claude spontan eine KI-Nutzungsrichtlinie erstellen lassen
Ein Prompt erzeugt schnell einen professionell klingenden Text – aber nicht automatisch die Datengrundlage, die dieser Text voraussetzt.
Aufwand und Zeit
Bis zum ersten Text vergehen oft nur Minuten. Für eine tatsächliche Abbildung der Nutzung müssen jedoch Geschäftsmodell, Tools, Use Cases, Datenarten, Veröffentlichungen und Prüfprozesse zunächst gesammelt und vollständig in den Chat eingebracht werden.
Kosten
Eine erste Fassung ist oft ohne zusätzliches Abonnement möglich. Eigene Zeit fällt für Kontextsammlung, Prompts, Rückfragen, Prüfung, Korrektur und spätere Konsistenz zwischen mehreren Versionen an.
Dokumentationsqualität
Generative KI formuliert und strukturiert sehr gut. Genau das kann ein falsches Fertiggefühl erzeugen: Der Text wirkt vollständig, obwohl nicht erfasste Tools, Kundendaten, Automationen oder Veröffentlichungsprozesse darin zwangsläufig fehlen.
Nutzererlebnis
Der Einstieg ist leicht und liefert sofort ein sichtbares Ergebnis. Wer aber nicht weiß, welche Informationen fehlen könnten, kann die Lücken eines plausibel klingenden Entwurfs nur schwer erkennen.
Kontrolle und Sicherheit
Interne Abläufe, Kundensituationen und Richtlinienentwürfe werden an einen externen Dienst übertragen. Welche Verarbeitung stattfindet, hängt von Anbieter, Tarif und Einstellungen ab und muss vorab geprüft werden.
Langfristigkeit
Ein Chat-Ergebnis ist zunächst eine Momentaufnahme. Für konsistente Updates braucht das Modell erneut den vollständigen aktuellen Kontext. Besteht parallel ein gepflegter Datensatz, liegt die eigentliche Dokumentationsgrundlage wiederum außerhalb des Chats.
Einordnung: Generative KI ist ein gutes Formulierungswerkzeug auf Basis vorhandener Dokumentation. Sie ersetzt die strukturierte Erfassung der tatsächlichen Nutzung nicht.
BEN | AI-Act Readiness KIT
Eine für Solo-Businesses entwickelte Local-first-Web-App, die mit der tatsächlichen Nutzung beginnt und daraus einen zusammenhängenden Arbeitsstand erzeugt.
Aufwand und Zeit
BEN nimmt die inhaltliche Erfassung nicht ab. Der Nutzer muss Tools und Use Cases korrekt eintragen. Er muss jedoch nicht zuerst Tabellen, Datenfelder, Kategorien, Beziehungen und Exporte konzipieren, sondern kann direkt im geführten Workflow arbeiten.
Kosten
Neben der Nutzung von BEN bleibt die eigene Arbeitszeit relevant. Sie fließt primär in die tatsächlichen Informationen des Businesses statt zusätzlich in Vorlagenentwicklung, Datenmodellierung und Aufbau eigener Verknüpfungslogiken.
Dokumentationsqualität
Tool-Register, getrennte Use Cases, Datenarten, Human Review, Risiko-Ampel, Maßnahmen, Rollen- und Transparenzcheck sowie AI Literacy werden miteinander verbunden. Die Richtlinie entsteht aus dem gepflegten Workspace statt aus einer einmaligen allgemeinen Selbstauskunft.
Nutzererlebnis
Der Workflow führt von der Erfassung über die Einordnung bis zu Zusammenfassung und Export. Status, IDs, Beziehungen und Filter verhindern, dass Tools, Risiken und Maßnahmen als isolierte Listen enden.
Kontrolle und Sicherheit
Der Workspace bleibt lokal im Browser; Konto und zentraler Cloud-Sync sind für den Kernworkflow nicht erforderlich. JSON-Backups schaffen Portabilität. Die Kehrseite: Der Nutzer trägt selbst Verantwortung für regelmäßige Backups.
Langfristigkeit
Neue Tools und Use Cases werden in derselben Struktur ergänzt. Einträge lassen sich bearbeiten und archivieren, Maßnahmen bleiben mit ihren Ursachen verbunden und der aktuelle Stand kann wiederholt exportiert werden.
Einordnung: BEN reduziert nicht die rechtliche Verantwortung, sondern den organisatorischen Aufwand, zu einem nachvollziehbaren, aktualisierbaren und exportierbaren Dokumentationsstand zu kommen.
Enterprise-Compliance-Suite mit AI-Act-Modul
Umfangreiche Governance-Plattformen verwalten Inventare, Kontrollen, Freigaben, Verantwortlichkeiten und regulatorische Frameworks für Organisationen.
Aufwand und Zeit
Systeme dieser Kategorie sind für mehrere organisatorische Ebenen gebaut: Administratoren, Abteilungen, Verantwortliche, Lieferanten, Modelle, Datensätze, Kontrollen und Freigaben. Einrichtung und Administration spiegeln diese Funktionstiefe wider.
Kosten
Neben Lizenz- oder Nutzungsgebühren können Implementierung, Konfiguration, Schulung, Beratung und laufende Administration anfallen. Der entscheidende Kostenblock ist oft die Komplexität, die dauerhaft bedient werden muss.
Dokumentationsqualität
Enterprise-Suiten können sehr umfassende Nachweis- und Kontrollstrukturen abbilden. Auch sie sind aber nur so gut wie die erfassten Daten. Mehr Felder und Workflows erzeugen nicht automatisch eine realistischere Beschreibung der Nutzung.
Nutzererlebnis
Die Produkte richten sich typischerweise an Compliance, Legal, Datenschutz, Security und Risk Management. Für eine Einzelperson ohne Fachabteilung bedeuten mehr Möglichkeiten meist auch mehr Einstellungen und Verwaltungsaufwand.
Kontrolle und Sicherheit
Professionelle Rollen- und Sicherheitsfunktionen stehen neuen Abhängigkeiten gegenüber: Cloud-Anbieter, Vertragsmodell, Datenstandort, Exportmöglichkeiten, Preisentwicklung sowie Kündigungs- und Migrationsbedingungen.
Langfristigkeit
Die typische Skalierungsachse lautet: mehr Personen, Teams, Verantwortlichkeiten und Freigaben. Ein Solo-Business kann mehr KI-Nutzung haben, wird dadurch aber nicht automatisch zu einer Organisation mit mehreren Genehmigungsebenen.
Einordnung: Leistungsfähig für komplexe Organisationen, für viele Solo-Selbstständige jedoch strukturell überdimensioniert – nicht weil die Systeme zu wenig, sondern weil sie zu viel Organisationsrealität abbilden.
Rechtsanwalt oder spezialisierte Beratung
Kein Ersatz für laufende Grunddokumentation, sondern die richtige Eskalationsstufe für ungewöhnliche, sensible oder schwer einzuordnende Fälle.
Aufwand und Zeit
Auch externe Fachleute brauchen eine Sachverhaltsaufnahme: Geschäftsmodell, Tools, Abläufe, Daten, betroffene Personen, Outputs und Prüfprozesse. Gespräche, Rückfragen, Unterlagen und Korrekturschleifen gehören zum Prozess.
Kosten
Sie hängen von Spezialisierung, Umfang und Honorarvereinbarung ab. Für jedes neue kleine Tool oder jede Standardänderung erneut Beratung einzukaufen, ist für viele Solo-Selbstständige keine praktikable laufende Erfassungsmethode.
Dokumentationsqualität
Eine spezialisierte Beratung kann Grenzfälle, Vertragskonstellationen und technische Besonderheiten individueller berücksichtigen als ein Self-Service-System. Sie kann aber keine Informationen bewerten, die ihr nicht vorliegen.
Nutzererlebnis
Die fachliche Führung ist hoch, verlangt aber Vorbereitung und Abstimmung. Eine vorhandene Tool- und Use-Case-Dokumentation reduziert diffuse Rückfragen und hilft, die tatsächlichen offenen Punkte gezielt zu formulieren.
Kontrolle und Sicherheit
Für die Prüfung müssen interne Informationen an eine externe Stelle weitergegeben werden. Umfang, Vertraulichkeit und sichere Übermittlung sollten deshalb bewusst festgelegt werden.
Langfristigkeit
Ideal für erkennbare Grenzen der eigenen Einordnung, aber selten als tägliches Register geeignet. Die laufende Dokumentation bleibt im Business; externe Fachleute prüfen die Punkte, die tatsächlich Expertise benötigen.
Einordnung: Die passende Eskalationsoption bei Hochrisiko-Signalen, ungewöhnlichen Rollen, sensiblen Kundensituationen und anderen Grenzfällen – auf Basis einer möglichst klaren Vorarbeit.
BEN-Workflow
Von der tatsächlichen Nutzung zum nachvollziehbaren Arbeitsstand
Business-Profil und Rollen-Check
Ein kurzes Vorab-Assessment liefert eine erste Orientierung zu deiner möglichen Rolle. Ein Hochrisiko-Signal wird nicht automatisch freigegeben, sondern als Grenze des Self-Service sichtbar gemacht.
KI-Tools erfassen
Du legst ein zentrales Register deiner verwendeten Tools mit Kategorien, Status, Nutzungskontext und relevanten Datenarten an.
Use Cases getrennt dokumentieren
Jeder konkrete Einsatz erhält seinen eigenen Kontext: Zweck, Daten, Output, Kunden- oder Öffentlichkeitsbezug und Human Review.
Risiken und Transparenzsignale einordnen
Die Risiko-Ampel arbeitet auf Use-Case-Ebene. Der Transparenz-Check lenkt den Blick auf Interaktion, Veröffentlichung und externe Wirkung.
Maßnahmen verknüpfen
Maßnahmen lassen sich konkreten Tools oder Use Cases zuordnen und mit Priorität, Status, Abschlussnotiz und Datum führen.
Dokumentieren und exportieren
Workspace Summary, KI-Nutzungsrichtlinie und weitere Exporte entstehen aus dem gepflegten Stand – nicht aus einem einmaligen allgemeinen Prompt.
Fünf Wege im Vergleich
Welche Form der KI-Dokumentation passt zu einem Solo-Business?
Nicht jede Lösung ist für jede Ausgangslage falsch oder richtig. Entscheidend ist, ob sie einen zusammenhängenden, pflegbaren Arbeitsstand erzeugt und zur Realität einer einzelnen verantwortlichen Person passt.
| Weg | Stärke | Typische Grenze | Solo-Eignung |
|---|---|---|---|
| Lose Notizen | Sofort und ohne Systemstart | Fragmentiert, Aktualität und Zusammenhang bleiben unklar | Niedrig |
| Eigenes Dokument | Individuell und mit vertrauten Werkzeugen möglich | Struktur, Vollständigkeit und Pflege müssen selbst entwickelt werden | Mittel |
| Generative KI | Schnell formulierter Richtlinientext | Kennt nur den bereitgestellten Kontext; ein fertiger Text ist kein vollständiger Nutzungsstand | Mittel |
| BEN | Geführter, use-case-basierter Local-first-Workflow | Benötigt weiterhin korrekte Eingaben, Pflege und Backups durch den Nutzer | Hoch |
| Enterprise-Suite | Umfangreiche Governance-, Rollen- und Freigabefunktionen | Für eine Person häufig organisatorisch und wirtschaftlich überdimensioniert | Niedrig |
| Externe Fachberatung | Individuelle Prüfung von Grenzfällen | Benötigt eine gute Sachverhaltsgrundlage und ist keine laufende Erfassungsmethode | Als Eskalation hoch |
Aus dem Vergleich abgeleitet
Warum BEN für viele Solo-Selbstständige die passendste Gesamtlösung ist
BEN ist nicht die objektiv beste Lösung für jede Organisation. Ein Konzern mit mehreren Abteilungen braucht andere Strukturen. Ein möglicher Hochrisiko-Einsatz kann spezialisierte rechtliche und technische Prüfung erfordern. Und wer bereits ein belastbares eigenes System besitzt, braucht möglicherweise kein weiteres Tool.
Für viele Solo-Selbstständige liegt das Problem jedoch davor: Die Nutzung verteilt sich über Chatverläufe, Rechnungen, Browser, Automationen, Notizen, Projektordner und das eigene Gedächtnis. Es fehlt nicht primär ein weiterer Rechtstext, sondern die dokumentierte Grundlage, aus der eine sinnvolle Einordnung entstehen kann.
BEN löst das vorgelagerte Problem
Bevor Transparenz- oder andere Pflichten geprüft werden können, muss die tatsächliche Nutzung sichtbar sein: Zweck, Daten, Zielgruppe, Output, Human Review sowie Kunden-, Interaktions- oder Öffentlichkeitsbezug.
Die Richtlinie ist das Ergebnis
BEN folgt der Reihenfolge Erfassen → einordnen → Maßnahmen festhalten → dokumentieren → exportieren. So bleibt erkennbar, auf welchem Arbeitsstand eine Richtlinie basiert.
Die Struktur ist Solo-native
Es braucht keine Teamverwaltung, Abteilungen oder Genehmigungsketten. Die Grundannahme lautet: Eine Person trägt Verantwortung und benötigt einen überschaubaren, belastbaren Workflow.
Kontrolle bleibt beim Nutzer
Der Kernworkflow läuft lokal und ohne Konto- oder Cloud-Sync-Zwang. Diese Kontrolle wird nicht als Sorglosigkeit verkauft: Die eigene Backup-Verantwortung bleibt sichtbar.
Grenzen werden nicht verdeckt
Ein hoher Readiness Score ist kein Compliance-Zertifikat. Rote Prüfpunkte, offene Maßnahmen und Hochrisiko-Signale bleiben sichtbar und können externe Prüfung auslösen.
Externe Prüfung wird vorbereitbar
Statt mit „Ich nutze einige KI-Tools“ zu starten, kann eine Beratung auf Tools, Use Cases, Datenarten, erkannte Risiken, Maßnahmen und konkrete offene Fragen schauen.
BEN übernimmt nicht die rechtliche Entscheidung. Es schafft den strukturierten Arbeitsstand, ohne den eine belastbare Entscheidung kaum möglich ist.
Privacy-first by design
Kontrolle über sensible Informationen – ohne zentrale Workspace-Datenbank
BEN läuft lokal im Browser. Für den Kernworkflow sind weder Nutzerkonto noch Cloud-Synchronisierung erforderlich. Neue Tools und Use Cases werden im bestehenden Workspace ergänzt; JSON-Backups und Exporte machen den Stand portabel.
- lokale Speicherung im aktuellen Browser auf dem aktuellen Gerät
- JSON-Backup für Geräte- oder Browserwechsel
- Exporte unter anderem als CSV, Markdown, PDF und ZIP
Klare Passung statt Universalversprechen
Für wen BEN sinnvoll ist – und wann du etwas anderes brauchst
BEN passt wahrscheinlich, wenn du …
- als Solo-Selbstständige:r mehrere KI-Tools oder Automationen nutzt,
- noch keinen belastbaren, zentralen Dokumentationsstand besitzt,
- Tools und konkrete Use Cases getrennt erfassen willst,
- keine eigene Dokumentationslogik entwickeln möchtest,
- lokale Datenhaltung und exportierbare Unterlagen bevorzugst,
- offene Grenzfälle später gezielt extern prüfen lassen willst.
Eine andere Lösung ist sinnvoller, wenn du …
- bereits ein vollständiges und konsequent gepflegtes System hast,
- Teams, Abteilungen, Rollen und Genehmigungsketten verwalten musst,
- eine Zertifizierung oder rechtliche Konformitätsbestätigung erwartest,
- ein mögliches Hochrisiko-System oder einen komplexen Grenzfall abschließend beurteilen lassen musst,
- keine Verantwortung für lokale Backups übernehmen möchtest.
Häufige Fragen
Fragen zur KI-Nutzungsdokumentation und zu BEN
Braucht jeder Solo-Selbstständige ein KI-Register?
Der EU AI Act schreibt nicht pauschal jedem Solo-Selbstständigen ein Dokument mit dem Namen „KI-Register“ vor. Welche Pflichten relevant sind, hängt unter anderem von Rolle, System und konkretem Einsatz ab. Eine strukturierte Dokumentation hilft, diese Betroffenheit nachvollziehbar zu prüfen und Entscheidungen festzuhalten.
Was ist der Unterschied zwischen einer Toolliste und einer KI-Nutzungsdokumentation?
Eine Toolliste nennt lediglich eingesetzte Systeme. Eine KI-Nutzungsdokumentation verbindet die Tools mit konkreten Use Cases, Datenarten, Outputs, menschlicher Prüfung, Risiken, Maßnahmen und offenen Fragen. Erst diese Verbindungen bilden die tatsächliche Nutzung nachvollziehbar ab.
Kann ChatGPT oder Claude eine KI-Nutzungsrichtlinie erstellen?
Generative KI kann aus vorhandenen Informationen einen gut strukturierten Richtlinientext formulieren. Sie kennt jedoch keine Tools oder Use Cases, die ihr nicht mitgeteilt wurden. Ohne gepflegte Dokumentationsgrundlage kann deshalb ein professionell klingender, aber unvollständiger Text entstehen.
Speichert BEN meine Daten in einer Cloud?
Der Kernworkflow von BEN speichert den Workspace lokal im aktuellen Browser auf dem aktuellen Gerät. Es besteht kein Konto- oder Cloud-Sync-Zwang. Dadurch liegt allerdings auch die Verantwortung für regelmäßige JSON-Backups beim Nutzer.
Macht BEN mein Business automatisch EU-AI-Act-konform?
Nein. BEN ist ein Dokumentations- und Orientierungstool. Es bietet weder Rechtsberatung noch Zertifizierung oder eine Garantie für Konformität. Es hilft, die Informationen zusammenzutragen, die für eine eigene Einordnung oder eine spätere externe Prüfung benötigt werden.
Wann ist externe Beratung sinnvoll?
Eine spezialisierte rechtliche oder technische Prüfung ist insbesondere bei möglichen Hochrisiko-Einsätzen, ungewöhnlichen Provider-Konstellationen, sensiblen Kundensituationen, biometrischer Kategorisierung, Emotionserkennung oder anderen schwer einzuordnenden Grenzfällen sinnvoll. Eine strukturierte Vorarbeit kann diese Prüfung konkreter machen.
Nicht noch mehr über Dokumentation lesen. Einen dokumentierten Stand aufbauen.
Erfasse deine tatsächliche KI-Nutzung strukturiert, halte Maßnahmen und offene Fragen fest und exportiere den Stand, wenn du ihn brauchst.
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